TUPOKSI

Perkumpulan Warga Warjoyo

(Co Founder Warjoyo Suroboyo)

Doc No : PW/ADART/TP.III.5.7

Dimana Siapa Melakukan Apa dan Untuk Apa

1. KETUA UMUM

Seorang pemimpin adalah siapa pun yang memiliki kapasitas dalam pengambilan keputusan, baik formal maupun informal, yang dapat memajukan tujuan strategis organisasi, memberikan kontribusi besar untuk kinerja kelembagaan, dan memperlakukan orang lain dengan adil, jujur, dan penuh kasih sayang.

Seorang pemimpin bukan hanya menjadi yang terbaik sendiri (kebajikan), namun memastikan yang terbaik itu terjadi (kebijakan). Ketua (Ketua Umum dan Ketua Harian) lebih berfokus pada wilayah kebijakan dan manajemen daripada hal-hal yang spesifik dan pelaksanaannya.

Dan, “Kebijakan pemimpin terhadap yang dipimpin adalah bergantung pada sisi maslahatnya, lebih mengedepankan universalitas daripada individualitas, lebih memilih yang disepakati ketimbang yang diperselisihkan.”

Dengan demikian, konsep kinerja atau rasio Ketua adalah 80% Manajemen dan 20% Teknis, Beberapa diantaranya adalah:

1. Menetapkan Visi, Misi, dan Strategi Perkumpulan untuk selanjutnya dilaksanakan oleh semua anggota Perkumpulan
2. Memberikan pengaturan dan arahan terkait misi atau cara tercepat mencapai tujuan Perkumpulan
3. Bersama Pengurus dan Pengawas melaksanakan kesepakatan Perkumpulan
4. Melakukan Pengendalian terhadap kegiatan yang bersifat strategis
5. Memberi evaluasi terhadap kegiatan yang telah terlaksana baik yang bersifat dinamis maupun strategis.

1. KETUA HARIAN

1. Melaksanakan Visi, Misi, dan Strategi Perkumpulan yang telah ditetapkan oleh Ketua Umum maupun dari kesepakatan Rapat Umum Anggota
2. Memastikan bahwa aturan dan arahan terkait misi atau cara mencapai tujuan Perkumpulan terlaksana dengan baik dan benar
3. Bersama Pengurus dan Pengawas melaksanakan kesepakatan Perkumpulan
4. Melakukan Pengendalian terhadap kegiatan manajerial dan teknis
5. Mewakili Ketua Umum dalam semua aspek keputusan dan atau kegiatan di dalam maupun di luar Ruang Lingkup Perkumpulan.

Dokumen terkait : BAB I.5, BAB II.1-6, 9, 13.

Catatan : Dan jangan lupa bahwa pemimpin bertanggung jawab atas semua yang terjadi dalam organisasi. Jika ada masalah, Anda harus terlebih dahulu melihat ke dalam diri Anda untuk melihat apakah ada sesuatu yang telah Anda lakukan secara tidak benar, kemudian melihat mereka yang melapor kepada Anda, kemudian melihat ke bawah rantai manajemen. Tempat terakhir yang harus Anda cari untuk menemukan akar penyebab masalah apa pun adalah pada karyawan, untuk kekuatan dan kelemahan aliran organisasi apa pun dari atas ke bawah.

2. SEKRETARIS

Secara garis besar Tugas Pokok dan Fungsi Utama Sekretaris adalah menyangkut kegiatan Administratif yang meliputi: Inventarisasi, Literasi dan Dokumentasi. Kemudian konsep tersebut dapat dijabarkan ke dalam beberapa hal berikut:

1. Merencanakan, mencatat, dan mendokumentasikan setiap kegiatan, baik yang akan dilakukan maupun yang sedang dilakukan dalam lingkup Perkumpulan
2. Menelusuri asal usul barang atau dokumen untuk selanjutnya dilakukan pendataan, direkap, dan disimpan dalam Catatan Inventaris Barang atau Arsip Dokumen.
3. Melaksanakan setiap kegiatan tulis menulis baik untuk dokumen internal maupun eksternal, Dokumen Fisik (manual) atau Dokumen Elektronik (digital)
4. Melakukan pengendalian, analisis uji kelayakan dan pemanfaatan setiap aset Perkumpulan
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian

Dokumen terkait : BAB I. 5.3.2, BAB II. 9, BAB IV. 3.6, 3.7.

Mengingat pentingnya sebuah catatan, rekaman dan data (literasi), maka Sekretaris memegang peran strategis dalam histori sebuah organisasi, karena apapun yang dilakukan akan terlupakan bila tidak tercatat (dokumentasi), dan apa saja yang hendak dikerjakan akan terasa lambat bila tidak siap-sedia (inventarisasi).

3. BENDAHARA

Dalam organisasi apapun yang melibatkan pengelolaan keuangan, bendahara menduduki posisi yang amat krusial. Kesalahan dalam memilih personel bendahara akan berakibat fatal. Kejujuran dan kecerdasan merupakan syarat wajib yang harus dimiliki seorang bendahara. Bila bendahara jujur tapi tidak kompeten, akan terjadi kerancuan data. Sebaliknya, jika bendahara cerdas namun tidak jujur, maka yang terjadi adalah penyalahgunaan data atau manipulasi yang berdampak pada kerugian hingga berujung pada runtuhnya organisasi.

Secara teknis, membentuk kepercayaan (trust) dimulai dari keterbukaan / transparansi, dan mempertahankan kepercayaan hanya bisa dengan konsistensi pada hal benar yang dilakukan.

Personel Bendahara atau manajer keuangan secara umum bertugas untuk mengelola pendapatan, mengatur pengeluaran, dan meningkatkan keuntungan Perkumpulan. Adapun Tugas Pokok dan Fungsi Bendahara Perkumpulan ini adalah sebagai berikut:

1. Merumuskan Anggaran Pendapatan dan Belanja Perkumpulan
2. Mengelola Anggaran Pendapatan dan Belanja Perkumpulan
3. Mendistribusikan Biaya Pengeluaran, baik biaya tetap maupun biaya variabel
4. Menghindari dan meminimalisir resiko pembengkakan pengeluaran yang berakibat terhambatnya operasional Perkumpulan
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian

Dokumen terkait : BAB I. 5.3.2, BAB II.7, BAB IV.3.4, 3.5.

4. WAKIL KETUA HARIAN

Wakil Ketua Harian, selanjutnya dialihfungsikan menjadi Koordinator Maintenance / Manajer Pekerjaan Umum (Perbaikan, Perawatan dan Pembangunan). Adapun bidang pekerjaan yang dimaksud antara lain :

1. Mengidentifikasi tanah atau bangunan yang tidak memenuhi unsur keamanan dan kenyamanan untuk selanjutnya direncanakan perbaikannya.
2. Menghitung kemudian mengajukan anggaran untuk perawatan, perbaikan dan pembangunan terkait lahan atau bangunan
3. Memilih dan menetapkan personel untuk diperbantukan dalam bidang pekerjaan yang bersangkutan
4. Melakukan pengawasan terhadap jalannya perawatan, perbaikan dan pembangunan
5. Memastikan Keselamatan, Kemanan dan Kemanan Pekerja dan Bidang Pekerjaan
6. Mengevaluasi hasil perawatan, perbaikan dan pembangunan.
7. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian

Dokumen terkait : BAB I. 5.3.2, BAB II. 10

5. KOORDINATOR PEKERJA / SUPERVISOR

“Suatu hukum yang ditegakkan di muka bumi lebih baik bagi mereka (penduduk bumi) daripada diturunkan hujan selama empat puluh hari.”

Pengendalian untuk memastikan aturan berjalan dengan semestinya menjadi sesuatu yang tak bisa diabaikan. Terdapat 3 macam pengendalian yang ditangani oleh 3 personel dalam perkumpulan, yakni Uang, Orang, dan Barang. Perihal Uang adalah tanggung jawab Bendahara, adapun Orang / Personel merupakan tanggung jawab Koordinator Pekerja / Supervisor yang tugas pokok dan fungsinya secara terperinci dijelaskan sebagai berikut :

1. Memilih, Menetapkan maupun Mengganti anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
2. Mengatur jadwal jam kerja maupun *shift *anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
3. Mengawasi kinerja anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
4. Mengevaluasi kinerja anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian

Dokumen terkait : BAB I.5.3.3, BAB II. 11

6. PENGAWAS KEAMANAN / MANAJER KEAMANAN

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, antara Supervisor dan Security / Manajer Kemanan secara tugas pokok dan fungsi memiliki bidang yang hampir sama, bedanya jika Supervisor bertugas untuk memastikan Orang / Personel bekerja sesuai dengan aturan, maka Manajer Keamanan berkewajiban untuk menjamin Barang / Material yang berada di dalam Wilayah Kendali Perkumpulan tersebut Aman dari gangguan, kerusakan, bahkan kehilangan. Adapun rinciannya adalah :

1. Melakukan Pengawasan terhadap anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
2. Memastikan keamanan dan kenyamanan Aset, Kendaraan, Bangunan / Lahan , serta para pengguna Aset Perkumpulan
3. Memberikan arahan / instruksi kepada anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
4. Mengevaluasi kinerja anggota / pekerja yang ditugaskan dalam penjagaan Parkir Kendaraan, Sewa  Bangunan / Lahan dan Kebersihan Tempat
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian

Dokumen terkait : BAB I.5.3.3, BAB II.13.

7. HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)

Humas menempati garda terdepan dalam berkomunikasi dan beriinteraksi antara internal perkumpulan dengan pihak eksternal dan masyarakat. Kecerdasan Sosial menjadi prasyarat utama ketika menduduki jabatan dimaksud. Seorang yang mahir dalam melakukan percakapan sangat berkontribusi dalam meminimalisir miskomunikasi dan potensi gejolak sosial serta memudahkan organisasi dalam hal koordinasi bahkan menerapkan visi misi Anda.“Ingatlah bahwa tujuan percakapan adalah untuk membangun hubungan, bertukar ide, dan berbagi informasi. Yang paling penting, buatlah lawan bicara Anda merasa dihargai dan istimewa. Ketika seseorang merasa penting, mereka akan merespons dengan lebih ramah dan membantu Anda.

Beberapa tugas seorang Humas antara ain:

1. Menyaring aspirasi internal, pelanggan, masyarakat baik berupa keluhan maupun masukan
2. Menyampaikan informasi dari perkumpulan kepada anggota, pengguna aset dan masyarakat umum
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada anggota perkumpulan, pelanggan dan masyarakat umum
4. Melakukan investigasi terkait masalah-masalah yang timbul di internal (Perkumpulan), pelanggan atau eksternal (masyarakat)
5. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum atau Ketua Harian.

Dokumen terkait : BAB I.5.3.3, BAB II.9.

PEKERJA

Personel ini tidak memiliki jabatan yang tertulis dalam struktural Perkumpulan, namun secara hierarki berada dibawah kewenangan dan tanggungjawab dari Pengurus atau Pengawas. Pekerja dapat menduduki bidang apapun dan dapat dipekerjakan dimanapun dan kapanpun di dalam lingkup Perkumpulan secara berkesinambungan maupun harian lepas, diantaranya adalah Penjaga Parkir, Petugas Kebersihan, Pekerja Perbaikan (maintenance). Beberapa hal yang perlu digarisbawahi dalam hal ini adalah sebagai berikut :

1. Penjaga Parkir dan Petugas Kebersihan dapat dipilih, diatur maupun diganti oleh Koordinator Pekerja (Supervisor)
2. Petugas Kebersihan dan Penjaga Parkir dibawah pengawasan dan evaluasi Pengawas Keamanan
3. Pekerja Perbaikan dibawah kewenangan dan tanggung jawab Koordinator Maintenance / Manajer Pekerjaan Umum (MPU)
4. Pengemudi Ambulan dibawah tanggung jawab Ketua Harian, dan dapat berkoordinasi dengan Bendahara Umum terkait biaya
5. Bidang Keagamaan dan Pendidikan dibawah tanggung jawab Ketua Harian dan dapat berkoordinasi dengan Pengurus dan Pengawas, terutama Sekretaris dalam hal Bahan Ajar dan Literasi.

CATATAN:

Perekrut membantu pergerakan dalam organisasi dan beberapa bagian lainnya. Setiap pengunduran diri menciptakan peluang kepegawaian melalui campuran peran sementara dan permanen yang dapat memberikan kesempatan untuk masuk ke dunia kerja. Penempatan staf sementara memungkinkan pemberi kerja untuk menutupi kekurangan sumber daya manusia, memberikan keahlian, keterampilan pada pangsa pasar jangka pendek, dan bersiap-siap untuk proyek-proyek tertentu.

Personel lain yang nantinya dilibatkan dalam kegiatan operasional perkumpulan, harus berada dibawah kewenangan, pengawasan dan tanggungjawab salah satu diantara Pengurus atau Pengawas.

Bilamana ada dari para pekerja (terutama penjaga parkir rutin) yang diganti atau adanya perubahan atau shift, maka pekerja tersebut tidak berhak memilih sendiri penggantinya, akan tetapi harus melalui penunjukan dari Koordinator Pekerja (Supervisor) atau Ketua.